Chaîne commerciale : de l’offre à la facturation

Cet article illustre les différentes étapes de la chaîne commerciale, depuis une offre de prix faite à un client jusqu’à sa facturation et son passage en comptabilité en passant par les commandes client/fournisseur et la note d’envoi.

Offre de prix

Prenons l’exemple d’un client qui nous demande une offre de prix pour un clavier et une souris sans fil.

Création de l’offre

1. Dans la palette Fichiers, ouvrez le fichier Offres.
2. Créez une nouvelle offre en cliquant sur le bouton 
3. Dans l’onglet Détail, identifiez le client en tapant une partie de son nom (Mnémonique) puis TAB ⇥.
4. Dans l’onglet Articles, ajoutez le clavier puis la souris avec des quantités fixées à 1.
   Le plus facile est de tapper une partie du code d’identification ou du libellé puis TAB ⇥ ou ENTER ↵ pour voir afficher les articles correspondants.
5.  Retournez dans l’onglet Détail , imprimez si nécessaire puis enregistrez l’offre
   

Commande client

Dans la liste des offres, notre offre a le statut En cours. Pour la transformer en commande client dans le cas où notre client accepte l’offre, il convient de la passer au statut Acceptée.

1. Sélectionnez l’offre et cliquez sur le bouton Modifier 
2. Dans la liste déroulante, passez le Statut à Acceptée et validez 
   Remarques

   Les autres statuts permettent de reporter, refuser ou de suivre l’offre avec une date de référence.

3. Dans la liste des offres, celle-ci étant déjà sélectionnée, cliquez sur le menu Offres (dans le haut de l’écran) et cliquez sur Confirmer et générer cmde client. 
   Remarque

   Vous pouvez également transformer directement l’offre en facture sans passer par les commandes ou la gestion de stock.

4. Une nouvelle fenêtre Cmdes client s’ouvre où s’affiche ma commande client nouvellement créée.

Commande fournisseur

Notre commande client a donc été générée à partir de l’offre. Dans le cas où les produits ne sont pas de stock, il faut donc passer une commande à un/des fournisseur(s). Il existe deux méthodes :

Génération automatique

1. En cas de fournisseur déjà attaché aux articles, cliquez sur le menu Prise de cmde (dans le haut de l’écran) > Générer une cmde fournisseur.
2. Dans le pop-up, cliquez sur le bouton Automatique.
3. Le fichier Cmdes fournisseur s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche la commande fournisseur nouvellement créée.
4. Vous pouvez ensuite imprimer le bon de commande si besoin.

Génération manuelle

1. Dans le cas où des fournisseurs ne sont pas attachés aux articles que vous souhaitez commander chez d’autres fournisseurs, cliquez également sur le menu Prise de cmde (dans le haut de l’écran) > Générer une cmde fournisseur.
2. Dans le pop-up, cliquez sur le bouton Manuel.
3. La fenêtre suivante vous propose ensuite de spécifier un fournisseur pour chaque article.
   Sélectionnez le (ou les) article(s), indiquez le fournisseur dans le champ Commande à, puis cliquez sur Appliquez à la sélection.
4. Le fichier Cmdes fournisseur s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche la commande fournisseur nouvellement créée.
5. Vous pouvez ensuite imprimer le bon de commande si besoin.

Confirmation

Confirmez ensuite dès que possible vos commandes clients et fournisseurs.

1. Sélectionnez la commande dans le fichier Cmdes client ou Cmdes fournisseur.
2. Cliquez sur le menu Achat > Confirmer le document.
3. Dans la liste des Cmdes client/fournisseur, la case est désormais cochées dans la colonne Confirmé.
4. Notre clavier et notre souris ont désormais une quantité définie dans la colonne Qté cmde client / fournisseur dans le fichier Articles.

Bon de réception

Nous recevons maintenant nos claviers et souris de notre fournisseur. Générons un bon de réception pour matérialiser l’entrée en stock de la marchandise.

1. Sélectionnez la commande fournisseur dans le fichier Cmdes fournisseur.
2. Menu Achat > Générer un bon de réception.
3. Le fichier Réceptions fournisseur s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche le bon de réception qui vient d’être généré.
4. En confirmant ce document (menu Achat > Confirmer le document), vous faites définitivement entrer le matériel en stock.
5. Dans le fichier Article, la colonne Qté cmde fournisseur des produits est vide et la colonne Qté en stock affiche la quantité en stock.

Note d’envoi

Notre commande est prête à être livrée. Il convient donc de créer une note d’envoi (ou bon de livraison).

1. Repartez de votre commande client en la sélectionnant dans le fichier Cmdes client.
2. Menu Prise de cmde > Générer une note d’envoi.
3. Le fichier Notes d’envoi s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche la note d’envoi (ou bon de réception) qui vient d’être générée.
4. Confirmez le document en cliquant sur le menu Livraison > Confirmer la NE afin de valider la sortie de stock du matériel pour la livraison. 
   Remarque

   Vous pouvez confirmer la Note d’envoi et générer (et imprimer) la Facture en cliquant sur les actions ad-hoc du menu Livraison

5. Ma note d’envoi est désormais confirmée. Si l’un des articles n’avait pas été en stock, Equisis n’aurait pas coché la case Confirmé et aurait indiquer dans la colonne En attente de MAJ qu’une pièce est problématique.

Facture

Enfin, il s’agit de générer une facture à partir de notre note d’envoi. Comme déjà dit précédemment, il est possible de générer cette facture directement depuis l’offre ou la commande client.

1. Sélectionnez la note d’envoi dans le fichier Notes d’envoi.
2. Menu Livraison > Générer une facture
3. Dans le pop-up suivant, confirmez la Date de facturation.
4. Le fichier Factures s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche la facture nouvellement générée.
5. A l’instar des autres documents commerciaux, vous pouvez ensuite imprimer cette facture selon un formulaire fourni ou réalisé sur mesure.
6. Confirmez la facture via le menu Facturation > Confirmer le document.
   Remarque

   Dans le cas où nous aurions ignoré la note d’envoi, c’est à cette étape que notre marchandise serait sortie du stock.

7. Si vous êtes en possession du module Comptabilité, passez la facture en saisie comptable via le menu Facturation > Comptabiliser les factures.

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