Guide de démarrage rapide Equisis Pro’Timer

Cet article montre les différentes étapes essentielles de paramétrage à réaliser dans Equisis Pro’Timer afin de rapidement pourvoir planifier des activités pour son personnel.

 Ajouter un horaire

1. Dans la fenêtre de droite, cliquez sur le bouton + Ajouter.
2. Attribuez un Libellé à l’horaire et choisissez une périodicité :
   Quotidienne, Hebdomadaire ou Cycle personnalisé.
3. Quotidienne :
   1. Choisissez si vous souhaitez appliquer cet horaire tous les x jour(s) ou seulement les jours ouvrables,
   2. Indiquez l’heure de début et de fin,
   3. Fixez l’heure du début et de fin de la pause et la durée de pause Hors-contrat (facultatif)
4. Hebdomadaire : Sélectionnez les jours associés à cet horaire puis appliquez la procédure à partir de 4. b.
5. Cycle personnalisé : fonctionnalité intéressante pour un horaire exceptionnel à partir d’une date unique.
   1. Indiquez la Durée du cycle. Le nombre choisi correspondra au nombre de ligne qui se créeront dans le tableau en dessous.
   2. Choisissez une date de Début du cycle.
   3. Cochez si le jour sera travaillé ou pas puis appliquez la procédure à partir de 4. b.
6. Répétez l’opération à partir de 1. pour le nombre d’horaires souhaités.

 Ajouter du personnel

1. Dans la fenêtre de gauche de l’onglet Personnel, cliquez sur le bouton + Ajouter.
2. Remplissez les champs essentiels à vos yeux pour l’identification du travailleur dans l’onglet Détails de la fenêtre supérieure droite, .
3. Dans l’onglet Autre, ajoutez d’autres renseignements si nécessaires.

Informations contractuelles

1. Dans la fenêtre inférieure droite de l’onglet Contrats de travail, cliquez sur le bouton + Ajouter.
2. Indiquez la date de début du contrat et sélectionnez un Horaire.
3. Dans les champs supérieurs, le seul champ indispensable est la date de 1ère entrée en service. Ce champ devrait être complété automatiquement avec la date de début du premier contrat.
4. Désormais, votre travailleur doit apparaître dans l’encodage mensuel et journalier.

 Ajouter une équipe

1. Dans la fenêtre de gauche cliquez sur le bouton + Ajouter.
2. Dans celle de de droite associez à l’équipe un Code et un Libellé.
3. Ajoutez des Membres à l’équipe dans la liste déroulante.
   Les champs chef d’équipe et chef d’équipe remplaçant sont facultatifs.
4. Choisissez enfin une Couleur qui sera associée à cette équipe.
   Remarque

   Ce choix est important car il permettra de différencier rapidement les travailleurs selon leur équipe dans la liste de l’encodage journalier ou mensuel.

 Ajouter une activité/chantier

1. Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur le bouton + Ajouter.
2. Dans la fenêtre de droite, associez à l’activité nouvellement créée un Code d’identification et définissez un Libellé.
3. Choisissez également une Couleur qui sera associée à cette activité ou ce chantier.
   Remarque

   Ce choix est important car il permettra de visualiser de manière plus confortable les différentes activités dans la Vue Activité de l’encodage mensuel.

4. Les autres champs sont facultatifs.

 Encodage mensuel

1. Si toutes les étapes précédentes ont bien été respectées, vous devriez voir apparaître dans le tableau la liste de votre personnel.
2. Sélectionnez une Période dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

Les vues

1. Classique : affiche les prestations individuelles sur une ligne accompagnées d’un code couleur par type de prestation.
2. Pauses : code couleur par type d’horaire à pause.
3. Activités : affiche les prestations avec un code couleur par type d’activité/chantier.
4. Demande de congé : affiche les demandes de congé des travailleurs ainsi qu’un code couleur pour le statut de la demande.
   Un clic gauche sur une demande permet de consulter ses détails , le solde de jours restants et d’accepter, refuser ou mettre en attente la demande de congé.
5. Globale : cette vue permet d’afficher sur plusieurs lignes via des cases à cocher les durées des prestations, les activités/chantiers planifiés, les horaires planifiés ainsi que les notes éventuelles.
6. Déclaration chômage : Encodez dans cette vue les jours de travail obligatoire, les jours de petit chômage, de chômage économique, etc. (selon les codes de prestations de votre secrétariat social).

Encoder une activité

1. Au sein de toutes les vues (excepté celle de Déclaration chômage), effectuez un clic droit sur la case croisée d’un membre du personnel et d’un jour du mois.
   Astuce

   Sélectionnez avec votre souris plusieurs cases pour rapidement encoder une même activité à un (ou plusieurs) membre(s) du personnel sur un (ou plusieurs) jour(s) différent(s).

2. Un menu contextuel apparaît, cliquez ensuite sur Nouvelle activité.
3. Dans la fenêtre pop-up suivante :
   1. Choisissez une Prestation (ex. Présence)
   2. Indiquez l’heure de début, de fin et la pause éventuelle.
      Remarque

      Ces champs seront préalablement rempli si un horaire a bien été appliqué au travailleur et que les cases sélectionnées correspondent aux jours concernés par son horaire.

   3. Sélectionnez une Activité.
   4. Cliquez sur OK.
   5. Votre activité est désormais ajoutée au calendrier du travailleur avec les codes couleurs correspondants selon les différentes vues.
   6. Pour la supprimer, clic droit > Supprimer les activités.

Encodage journalier

1. La fenêtre de gauche permet de choisir la date et propose un tableau reprenant l’ensemble de votre personnel.
2. La fenêtre supérieure droite reprend les détails du travailleur sélectionné selon les informations ajoutées lors de l’ajout du travailleur.
3. Celle du dessous permet d’ajouter modifier ou supprimer les Activités, Présences et Avantages pour une seule journée du travailleur sélectionné.

Activités

1. Liste les différentes activités du travailleur pour la date saisie.
2. La modification des informations se fait par simple clic dans la cellule désirée.
3. La possibilité vous est également offerte d’ajouter ou supprimer des activités via les boutons dédiés.
   Remarque

   Tapez la 1ère lettre du code ou libellé chantier puis appuyez sur TAB ⇥ pour la cellule suivante ou ENTER ↵ pour valider et sélectionnez le chantier désiré dans la liste s’affichant en pop-up.

4. Les informations situées en dessous permettent de visualiser l’horaire de la journée du travailleur, la durée de pause et le temps restant à ventiler (boni ou mali) selon l’horaire prévu.

Présences

1. Liste les présences (ou absences) du travailleur pour la date saisie.
2. La modification des informations se fait par simple clic dans la cellule désirée.
3. Ajoutez ou supprimez des présences via les boutons dédiés. 
   Remarque

   Tapez la 1ère lettre du code ou libellé de présence puis appuyez sur TAB ⇥ pour la cellule suivante ou ENTER ↵ pour valider et sélectionnez le code désiré dans la liste s’affichant en pop-up.