Module virement: autres fonctionnalités

Les enveloppes

Par défaut, lorsque vous enregistrez des paiements, ceux-ci seront enregistrés dans une même enveloppe, portant par défaut le numéro 1.

Vous avez cependant la possibilité, pour un même virement collectif, d’attacher vos paiements individuels à plusieurs enveloppes. Ce sera le cas, principalement, lorsque vous souhaitez préparer des paiements à payer plus tard, en leur attachant une date mémo : dans ce cas, chaque paiement attaché à une date mémo différente appartiendra à une enveloppe distincte.

Affectation d’un paiement à une enveloppe

1. Avant d’enregistrer le paiement, sélectionnez le poste ouvert
2. Puis cliquez sur le menu déroulant Enveloppe situé à droite sous le tableau des postes ouverts, et choisissez le numéro d’enveloppe de votre choix
3. Après enregistrement du paiement, il vous est encore possible de l’attacher à une autre enveloppe. Pour ce faire :
   1. ouvrez la Vue détaillée,
   2. effectuez un clic droit sur le paiement concerné, et choisissez l’option Affecter à une autre enveloppe
   3. ou cliquez sur la colonne N° enveloppe

Saisie d’une date mémo

1. Vous avez la possibilité de modifier ensuite la date mémo d’un paiement (clic sur la colonne date mémo dans la Vue détaillée).
2. S’il n’existe pas encore d’enveloppe portant cette date mémo, Equisis créera automatiquement une nouvelle enveloppe. Sinon, il groupera le paiement dans l’enveloppe attachée à cette date mémo.

Paiements fractionnés (échéances multiples)

Lors de la saisie de votre facture d’achat, il vous est possible de lui attacher plusieurs dates d’échéances afin de la payer en plusieurs tranches (via clic sur le libellé souligné Total Euro). Si c’est le cas, la colonne Échéances multiples du tableau des postes ouverts contiendra un pictogramme  (ou un  après avoir cliqué dessus).

En cliquant sur ce pictogramme, vous aurez la possibilité de visualiser ou modifier (montant, date et libellé) les échéances mentionnées.

Le principe est le suivant :

1. Effectuez le paiement de cette facture comme d’habitude (par double clic ou clic sur bouton Payer sans escompte).
2. Equisis créera autant d’enveloppes que de tranches de paiement, puisque à chaque enveloppe sera attachée une date mémo différente.
3. Lorsque vous comptabiliserez ce virement, Equisis générera, dans la période correspondant à chaque date mémo :
   • Une première OD centralisée, qui lettrera complètement la facture et portera au crédit du compte transitoire le montant de la première tranche
   • Autant d’OD (non centralisées) supplémentaires que de tranches de paiement, qui lorsque vous déciderez de les centraliser porteront au crédit du compte transitoire le montant de la tranche correspondante, et au débit du compte du fournisseur, diminuant ainsi la dette que vous avez envers lui.

Paiements partiels

Le bouton Payer partiellement… permet le versement d’un acompte sur une facture ouverte à un fournisseur.

1. Cliquez sur le bouton après avoir sélectionner un poste ouvert à payer.
2. Dans la nouvelles fenêtre, indiquez le montant partiel à payer.
3. Le paiement est envoyé pour exécution et le pictogramme est ajouté dans la colonne Ech. mult.
4. Une fois le solde ajouté en virement, le pictogramme deviendra 

Génération du fichier xml de virement

Après avoir créé votre virement collectif et l’avoir éventuellement exporté en Excel, il vous restera à générer le fichier au format xml afin de le transmettre à votre banque.

1. Pour cela, dans l’onglet Préparation, cliquez simplement sur le bouton Transférer… en bas de l’écran
2. Si un dossier par défaut sur votre disque dur (ou celui de votre serveur) a été spécifié dans l’onglet de base du module, Equisis vous proposera d’y enregistrer le fichier xml.
   Dans le cas contraire, vous choisirez simplement vous-même un dossier de destination.
3. Le nom du fichier généré aura la structure suivante : date/mois/jour/heure/minute/seconde.xml

Comptabilisation/Centralisation du virement

Une fois votre virement collectif achevé et le fichier xml généré, vous pourrez comptabiliser (et centraliser) celui-ci.

1. Cliquez sur le bouton Comptabiliser…  en bas de l’onglet Préparation
2. Une Opération Diverse sera créée dans le journal EQ1 – Virement et sera automatiquement centralisée. Cette OD enregistrera le montant total payé au crédit de votre compte transitoire de virement émis (celui défini dans votre compte centralisateur financier), tandis que chaque montant payé sera enregistré au débit de chaque tiers concerné
3. Le virement centralisé lettrera ainsi directement ces factures.
4. A la réception de vos extraits dans votre journal financier, vous n’apurerez donc plus les factures, mais bien le mouvement passé sur ce compte transitoire. Afin d’éviter que votre extrait contienne le détail de chaque paiement, il convient de cocher la case Grouper tout en bas à gauche de l’onglet Préparation
5. Pour ce virement collectif, votre extrait contiendra ainsi un seul mouvement contenant le total payé.

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