ODA : Administration dans l’application Web

Cet article illustre la fenêtre d’administration de l’application Web qui permet d’administrer les Utilisateurs, les Groupes, les Accès, les Règles qui définiront le nombre d’intervants, les Sociétés, les Tiers (clients et fournisseurs) et enfin, de paramétrer les Préférences.

Les différents Accès à l’application seront attribués à des Groupes dont feront partie les Utilisateurs.

Utilisateurs

1. Cliquez sur le bouton + Créer un nouvel utilisateur.
2. Dans la fenêtre pop-up, choisissez un nom d’Utilisateur.
3. Indiquez ensuite le Prénom, le Nom, l’adresse Email, et la Langue de l’utilisateur et validez.
4. Cliquez ensuite sur le bouton Mot de passe afin de définir un mot de passe à l’utilisateur. 
   Attention

   Nous vous recommandons de changer le mot de passe par défaut de l’utilisateur Admin

5. Deux autres boutons vous permettent également d’Editer ou d’Effacer l’utilisateur.

Groupes

1. Cliquez sur le bouton + Créer un nouveau groupe.
2. Nommez ce groupe, attribuez-lui un Rôle, et validez.
   Les différents rôles par défaut sont :
   • Administrateurs: permet l’accès à la présente fenêtre d’Administration pour le paramétrage et la gestion d’accès
   • Demandeur: personne étant à l’origine du document.
   • Émetteur: personne qui sera chargée d’envoyer la demande d’approbation du document.
   • Approbateur: droits d’approbation sur le document.
   • Destinataire: utilisateur qui sera notifié et chargé de procéder au suivi du document une fois l’étape d’approbation menée.

Accès

C’est dans cet onglet qu’à chaque groupe seront affectés un ou plusieurs utilisateurs.

1. Cliquez sur l’un des groupes. Le Rôle associé au groupe est indiqué dans la deuxième colonne.
2. Cliquez sur + Ajoutez un utilisateur au groupe et sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante.
3. L’utilisateur est désormais affecté au groupe et bénéficie de ses accès/rôles.
4. Vous pouvez ensuite Editer ou Supprimer chaque utilisateur grâce aux boutons ad-hoc.

Règles

Lors de la création d’une demande d’approbation, une règle qui définira  le type de document, le seuil d’approbation et les intervenants doit être sélectionnée. C’est dans cette onglet que ces règles sont paramétrées.

1. Cliquez sur le bouton + Créer une nouvelle règle.
2. Nommez la règle en lui donnant un Libellé.
3. Choisissez le Type de document concerné par cette règle.
4. Le Seuil est le seuil d’approbation que doit atteindre un document avant d’être considéré comme “approuvé”.
   Exemple: Une règle avec un seuil d’approbation fixé à 3 oblige un document à être approuvé par au moins 3 approbateurs.
5.  Cochez AA si vous souhaitez une approbation automatique à chaque envoi de document.
6. La règle étant désormais créée, ajoutez-lui un intervenant en cliquant sur + Ajouter un intervenant à la règle.
7. Dans le pop-up suivant, sélectionnez un Utilisateur après les avoir préalablement filtrés par Rôle. 
   Remarque

   Pour rappel, ces rôles ont été affectés à chaque utilisateur dans l’onglet Accès

8. Vous pouvez ensuite Editer ou Supprimer chaque règle grâce aux boutons ad-hoc.

Société

Applications distantes

La liste située dans cet onglet récence toutes les applications desktop (4D), permettant de numériser les documents, connectées et synchronisées avec l’application Web.

Pour chacune s’affichent leur identifiant unique, le préfixe unique au compteur et le nom de l’ordinateur sur lequel elle est installée.

Préférences

API

Les champs Adresse HTTP et Clé contiennent les informations nécessaires à l’authentification des applications externes : la synchronisation des utilisateurs, groupes, accès et règles vers l’application desktop mais aussi la la synchronisation des clients et fournisseurs depuis Equisis Executive.

Langue

Ce paramètre permet de déterminer la langue à utiliser pour les historiques de l’application.

Rétention des données

Défini le nombre de demandes d’approbation clôturées qu’il y a lieu de conserver avant d’être supprimées.

Mode avancé

Cochez cette options pour activer le mode avancé permettant la ventilation TVA et les imputations sur les comptes généraux et analytiques.

Tiers

Dans cet onglet s’affichent les clients et fournisseurs importés depuis Equisis Executive.

Les boutons permettent ensuite de Supprimer une sélection de tiers, cocher ou décocher le statut AA (approbation automatique) d’une sélection ou Vider totalement la liste. Vous pouvez aussi associer une règle d’approbation par défaut à une sélection. 

Autres onglets

Les autres onglets affichent les Comptes généraux, les Comptes analytiques, les Natures, les Règles TVA et les différentes conditions de Paiements importés depuis Equisis Executive.

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