POS – Carte de fidélité et bons

Cet article décrit le paramétrage et l’utilisation des cartes de fidélité ainsi que des bons cadeau et des bons à valoir dans le module POS (Point de vente).

Intégré à la gestion commerciale d’EQUISIS Executive, ce module permet tout aussi bien d’enregistrer vos ventes comptoir, que de générer automatiquement une offre de prix, un bon de commande client, un bon de livraison ou encore une facture ou une note de crédit.

Cartes de fidélité

Paramétrage

  1. Dans Administration > Préférences > POS, cliquez sur le bouton Bons et cartes de fidélité.
  2. Cocher Utiliser le système de cartes de fidélité.
  3. Spécifier le code-article de l’article remise utilisé par EQUISIS lors de l’attribution de la remise (ex. REMISE).
  4. Voir le chapitre Type de carte ci-dessous pour le paramétrage complémentaire.
  5. Tout nouveau client, lors de sa création, se verra attribuer les paramètres par défaut de la carte.
  6. Si l’article est vendu à un prix inférieur au prix habituel (soldes,…), celui-ci ne sera pas ajouté sur la carte de fidélité du client.

Options

  • Journées promo: doublez ou triplez le montant ajouté sur la carte de fidélité via le champ Coefficient Journée Promo.
  • Durée de validité de la carte: entre le premier et le dernier achat ou entre le dernier achat et l’achat courant.
  • Diminution de la remise en fonction du mode de paiement: tableau des modes de paiement et coefficient : un coefficient inférieur à 1
  • Liste déroulante Nouvelle carte:
    • ajouter la vente courante sur la nouvelle carte
    • l’ajouter déduction faite de la remise octroyée
    • ne pas l’ajouter sur la nouvelle carte

Type de carte

Dans le cadre Valeurs par défaut de création client, choisissez un type de carte dans la liste déroulante:

  • Nombre de visites:
    Spécifiez un nombre de visites et un Pourcentage de remise à accorder lorsque la carte est pleine. 
    Remarque

    Quand ce nombre est atteint, une alerte est affichée lors de la visite suivante du client, invitant l’utilisateur à solder la carte et accorder la remise

  • Nombre d’articles scannés:
    • Spécifiez un Nombre d’articles à acheter et un Pourcentage de remise à accorder.
    • Quand ce nombre est dépassé, une alerte est affichée invitant l’utilisateur à solder la carte et accorder la remise
      Remarque

      Une ligne sur la carte = une ligne présente sur la vente, quelle que soit la quantité achetée

  • Nombre total des achats:
    Idem nombre de visites ou nombre d’articles, mais la carte est pleine quand le montant spécifié est atteint ou dépassé. 
    Remarque

    Alerte affichée lors de la visite suivante du client, invitant l’utilisateur à solder la carte et accorder la remise

  • Bon de remise:
    • Bon de remise directe accordé si le plafond est atteint: impression sur ticket d’un bon de remise sous forme de code-barres, valable sur le prochain achat.
    • Spécifiez un Montant (Eur) à atteindre et un Pourcentage de remise.
    • Possibilité de prévoir un second plafond avec une remise supérieure via la deuxième colonne.
    • Durée de validité paramétrable via Durée de validité du bon de remise
    • 3 lignes disponibles pour une impression personnalisée en bas du ticket du bon de remise (via onglet Divers de la même fenêtre)
    • Durée de validité paramétrable

Consulter la carte du client

  1. Dans POS, l’information de la carte de fidélité en cours est affichée en permanence sous l’adresse du client.
  2. Cliquez sur le bouton Carte de fidélité  au bas de la fenêtre.
  3. Le tableau Carte de fidélité courante rassemble le détail des articles présents sur la carte et de la remise actuelle.
  4. le tableau des Cartes clôturées et archivées: double-cliquez sur une des cartes pour en visualiser le détail.

Clôturer une carte et accorder la remise

  1. Quand la carte est pleine, une alerte s’affiche lors de la vente suivante: La carte de fidélité du client est complète.
  2. Cliquez le bouton Carte de fidélité 
  3. Dans le cadre Carte de fidélité courante, cliquez sur le bouton Utiliser et confirmer la clôture de la carte courante.
  4. Une ligne remise en négatif est ajoutée à la vente.
    • Cliquez sur bouton Clôturer pour clôturer la carte sans accorder la remise directement. Elle peut en effet être accordée à tout moment.
  5. Dans le cadre Cartes clôturées et archivées, cliquez sur le bouton Utiliser.
  6. Une ligne remise en négatif est ajoutée à la vente. 
    Remarque

    La remise ne peut être accordée que si elle dépasse le montant de la vente

  7. Lors de la clôture d’une carte, Equisis propose l’impression de celle-ci sur un ticket de caisse: détail des lignes de la carte, total et remise accordée
  8. Pour Archiver une carte cliquez sur le bouton Archiver pour définitivement mettre de côté une carte clôturée, sans octroyer la remise.

Correction ou ajout manuel à carte de fidélité

  1. Cliquez sur le bouton Carte de fidélité 
  2. Cliquez sur le bouton icone_plus pour ajouter une ligne à une carte de fidélité (bouton icone_moins pour en supprimer).
  3. Cliquez sur le bouton icone crayon pour modifier une ligne existante.

Accorder une remise d’une carte extérieure au programme

  1. Saisir manuellement l’article Remise.
  2. Puis spécifiez une quantité de -1 et spécifier sa valeur.

Bon cadeau et bon à valoir

Paramétrage

Magasin

  1. Dans le fichier Magasin, ouvrez le magasin concerné.
  2. Dans la fiche magasin, choisissez dans la colonne de droit le type de code-barres (CODE128 ou QR code) et spécifiez un préfixe qui correspond au début du code-barres. (Ex : “BON“).

Articles

  1. Ouvrez ensuite le fichier Articles.
  2. Créez un article Bon cadeau et Bon à valoir.
  3. Si le chiffre d’affaires est considéré comme n’étant pas réalisé lors de la vente du bon, mais lors du paiement d’un article avec ce bon, alors choisir non soumis dans le menu déroulant TVA en haut à droite de la fiche article.

Paiements

  1. Ouvrez le fichier Paiements.
  2. Créez un paiement de type BAC (bon cadeau) et BAV (bon à valoir) utilisés lors du paiement au moyen d’un bon.

Administration

  1. Dans Administration > Préférences > POS, cliquez sur le bouton Bons et cartes de fidélité, puis sur l’onglet Bons.
  2. Spécifiez:
    • le code article correspondant
    • le mode de paiement correspondant
    • S’il est Soumis à TVA
    • Sa durée de Validité par défaut
    • Type par défaut du bon cadeau :
      • ticket = impressions du bon sur ticket de caisse sous forme de code-barres
      • Carte pré-imprimée si utilisation de code-barres pré-imprimés à l’extérieur du programme

Emission d’un bon cadeau

Lors de la vente d’un bon cadeau :

  1. Cliquez sur le bouton  en bas à gauche de l’écran.
  2. Si le type = carte pré-imprimée, scannez le code-barres déjà existant à droite de cette rubrique.
  3. Dans Valeur, indiquez le montant du bon et contrôlez sa durée de validité.
  4. Cliquez sur le bouton Emettre.
  5. L’article Bon cadeau est ajouté à la vente, muni d’un numéro unique (= code-barres)
  6. Enfin, validez la vente.

Emission d’un bon à valoir

En cas d’une vente dont le total est négatif, ou lorsqu’un bon est partiellement consommé (voir ci-dessous), un bon à valoir peut être émis. L’utilisation est identique au bon cadeau, en utilisant la partie Bon à valoir de l’écran des bons.

Consommation d’un bon

Lorsque le client paye au moyen d’un bon cadeau ou d’un bon à valoir:

  1. Scannez d’abord les articles vendus
  2. Cliquez ensuite sur le bouton  en bas à gauche de l’écran.
  3. Scannez le code-barres du bon et vérifiez sa validité.
  4. Si le bon est un bon à valoir ou un bon de remise, la liste des bons en cours du client sera affichée dans le tableau Consommer de l’écran des bons. Double-cliquer dessus équivaut à scanner le code-barres du bon.
  5. Cliquez sur le bouton Utiliser:
    • Si le bon est considéré comme générant du chiffre d’affaires, il sera ajouté ajouté à la vente comme un article négatif.
    • Sinon il sera proposé comme un mode de paiement.
    • Si la valeur du bon est supérieure au moment à payer, cliquez à nouveau sur le bouton  pour émettre un nouveau bon pour la différence.

Visualisation / réimpression / suppression bons en cours

A partir de la fenêtre POS

  1. Cliquez sur le bouton 
  2. Dans la fenêtre est affichée la liste des bons à valoir en cours du client: un double clic sur un bon équivaut à scanner son code-barres.

A partir du fichier POS Ventes

  1. Accédez au fichier POS ventes via la palette fichiers.
  2. Via le menu Ventes, cliquez sur l’option Bons en circulation.
  3. Dans la nouvelle fenêtre s’affiche un tableau reprenant la liste de tous les bons en cours :
    • Clic droit sur en-tête de colonne pour effectuer une recherche
    • Réimpression via le bouton icone_print
    • Suppression via le bouton 
    • Totaux des bons en cours en bas de l’écran (bons de remise: voir chapitre « cartes de fidélité »)

Encaisser un bon émis à l’extérieur du programme

Saisissez manuellement l’article Bon cadeau (ou Bon à valoir), puis spécifier une quantité de -1 et spécifiez sa valeur.

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