RGPD: fichier Utilisateurs

Cet article illustre les modifications et les nouvelles fonctionnalités liées au RGPD dans le fichier Utilisateurs.

Accès

Depuis la version 4 d’Equisis Executive, l’accès au fichier Utilisateurs est automatiquement désactivé à la conversion d’une base de données dans cette version.

Il faut donc avant toute chose activer cet accès via l’Administration Equisis.

1. Allez dans le fichier Adminitration > onglet latéral: Accès
2. Dans le 1er onglet Fichiers, sélectionnez le groupe utilisateur auquel vous appartenez (exemple: Administrator)
   Remarque

   L’appartenance d’un utilisateur à un groupe se définit dans l’onglet latéral Groupes

3. Recherchez la ligne correspondant au fichier Utilisateurs, puis cochez les cases: Visualiser, Ajouter, Modifier et Supprimer
4. Déconnectez-vous puis reconnecez-vous au programme pour voir le fichier Utilisateurs apparaître dans votre palette Fichiers.

Connexion réussie/échouée

Pour chaque utilisateur s’affiche désormais en couleur le résultat de sa dernière tentative de connexion.

En rouge : la dernière tentative de connexion a échoué

En vert : la dernière connexion a réussi

En noir : l’utilisateur ne s’est pas encore connecté (depuis au moins la mise à jour vers la version 4 d’Equisis)

onglet RGPD

Responsable RGPD

Cochez la case Responsable de traitement RGPD afin de définir l’utilisateur comme Responsable du traitement des données dans Equisis.

Celui-ci aura plusieurs privilèges :

• onglet RGPD disponible dans l’Administration avec accès au journal d’événement du logiciel (logs de création, lecture, écriture et suppression des données)
• anonymisation de l’ensemble des données personnelles d’un contact
• visualisation du nombre d’incidents de connexion dans la fenêtre d’ouverture de session.

Dates

Pour chaque fiche utilisateur a été ajouté un nouvel onglet RGPD. Celui-ci informe sur:

• la Date de dernier contrôle : entrez manuellement dans ce champ la date à laquelle un dernier contrôle des données a été effectué.
• Remarque dernier contrôle : cette zone de texte vous permet d’indiquer qui a effectué ce dernier contrôle et comment il a été effectué. 
  Droit de rectification

  Ces champs font écho au droit de la personne concernée à la rectification de ses données personnelles. (Art. 16 du RGPD)

• Création : date à laquelle la fiche utilisateur a été créée
• Dern. login : date à laquelle l’utilisateur s’est connecté pour la dernière fois. Une case à cocher vous informe par ailleurs si la dernière tentative de connexion était un échec ou pas (utilisateur en rouge).

Fonction: Date dernier contrôle

Utilisez cette fonction pour rechercher les utilisateurs dont la date de dernier contrôle (indiquée dans l’onglet RGPD) est dépassée depuis un délai que vous déterminerez.

1. Ouvrez le tiroir de droite du fichier Utilisateurs en cliquant sur le bouton, puis cliquez sur la fonction Date dernier contrôle.
2. Dans la fenêtre suivante, indiquez le délai dans la fenêtre qui s’ouvre, en remplissant les champs Années, Mois et Jours.

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