RGPD: fichier Contacts

Cet article illustre les modifications et les nouvelles fonctionnalités liées au RGPD dans le fichier Contacts.

Accord sur la finalité d’usage

Pour chaque élément des 3 types : Gammes, Informations, Domaine fonctionnel, qui représentera la finalité d’usage des données de chaque contact, vous pouvez spécifier une Date d’accord (ou de renouvellement d’accord), et spécifier si l’accord a été donné explicitement ou non par le contact.

1. Ouvrez l’onglet Finalités d’une fiche contact.
2. Indiquez que le contact est Intéressé par la finalité en cochant la case dans la colonne ad-hoc.
3. Précisez ensuite si l’accord a été donné explicitement on non par le contact. Si cette case n’est pas cochée, EQUISIS considérera qu’il s’agit d’un accord implicite.
4. La date d’aujourd’hui sera automatiquement ajoutée dans la colonne Date d’accord au moment où vous cocherez une finalité.
   Vous pouvez néanmoins la modifier en introduisant la date à laquelle vous avez obtenu l’accord du contact pour cette finalité d’usage, qu’il soit explicite ou non. 
   Remarque

   C’est en fonction de cette date et de la durée de validité de chaque finalité spécifiée en Admin qu’EQUISIS pourra retrouver les finalités dépassées.

    
   Remarque 2

   A noter aussi que cette date sera automatiquement ajoutée si vous utilisez le Service d’enquête EQUISIS

5. Si un contact a marqué sa volonté de révoquer son accord pour une finalité, spécifiez-le en cochant Révocation explicite et en indiquant une Date de révocation.

Modifier la durée de validité

1. Pour modifier cette durée de validité, allez dans Administration > Préférences > onglet RGPD
2. Dans la rubrique Configuration des finalités, choisissez un type en cliquant sur le bouton Gammes, Informations ou Domaine fonctionnel
3. Choisissez le type de contact Clients ou Fournisseurs,
4. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez une finalité puis modifiez la durée de validité dans la colonne Nb jours.

Durée de validité expirée

1. Pour trouver les contacts dont la durée de validité des finalités est expirée, ouvrez le tiroir de droite dans la liste des contacts via le bouton 
2. Choisissez la fonction de recherche Finalités dépassées
3. Dans la nouvelle fenêtre, choisissez sur quelles finalités focaliser la recherche et surtout si vous voulez rechercher les finalités dépassées dont l’accord a été donné explicitement ou implicitement.
4. Cliquez sur le bouton “Loupe”.
5. Dans la liste s’affiche à présent tous les contacts pour lesquels les finalités sélectionnées sont dépassée (date d’accord + nombre de jours de validité < date d’ajourd’hui).

onglet RGPD

Pour chaque fiche contact a été ajouté un nouvel onglet RGPD. Celui-ci informe sur :

• la Date de dernier contrôle : entrez manuellement dans ce champ la date à laquelle un dernier contrôle des données a été effectué.
• Remarque dernier contrôle : cette zone de texte vous permet d’indiquer qui a effectué ce dernier contrôle et comment il a été effectué. 
  Droit de rectification

  Ces champs font écho au droit de la personne concernée à la rectification de ses données personnelles. (Art. 16 du RGPD)

• A oublier apd : vous permet de renseigner la date à laquelle la personne concernée voudrait faire valoir son droit à l’oubli. Cette information vous sera utile si vous ne pouvez pas encore légalement vous défaire des documents concernant cette personne.

Les fonctions

Diverses fonctions ont été ajoutées pour vous permettre de rechercher rapidement et facilement une information concernant le RGPD.

Elles sont disponibles dans le tiroir de droite du fichier Contacts en cliquant sur le bouton

“Affecter la date de dernière activité”

Une fonction des fichiers Contacts, Clients et Fournisseurs permet de connaître la date de la dernière activité d’une sélection préalable. Cette dernière fonctionnalité analyse depuis quelle date chaque contact, client ou fournisseur n’a plus été référencé en regard d’un document quelconque qui lui est lié afin de permettre au Responsable de traitement RGPD de prendre les mesures nécessaires. Cette fonction fait référence à la notion de durée de traitement dans le RGPD.

Cette date sera ensuite reprise dans la colonne Dern. activité.

“Contacts à oublier”

Cette fonction affiche tous les contacts qui doivent être “oubliés”, et donc supprimés ou anonymisés selon la réglementation RGPD.

La recherche se base sur plusieurs informations afin de générer la liste de contacts à oublier. :

• la date de dernière activité (voir fonction décrite ci-dessus)
• la durée de validité des finalités (voir chapitre correspondant)
• la durée de conservation des contacts

Pour établir la Durée de conservation des contacts : 

1. allez dans Administration > Préférences > onglet RGPD
2. Dans la rubrique Conservation des contacts, choisissez pour chaque type de contacts (Clients ou Fournisseurs) le nombre de jours de conservation en fonction de la nature de la relation avec votre entreprise (Avec relation commerciale : au moins un document commercial, ou Sans relation commerciale : aucun document commercial) 
   Remarque

   Selon le RGPD, les données personnelles doivent donc être conservées et accessibles par les services opérationnels uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte.
   Exemple: 365 jours pour un prospect, 1095 jours pour un client.

Une fois ces informations correctement insérées, la fonction Contacts à oublier affichera les contacts pour lesquels la durée de conservation est dépassée ET pour lesquels toutes les durées de validité des finalités sont dépassées également.

Ces contacts pourront ensuite faire l’object d’un archivage ou d’une anonymisation des données personnelles.

“Date dernier contrôle”

Utilisez cette fonction pour rechercher les contacts dont la date de dernier contrôle (indiquée dans l’onglet RGPD) est dépassée depuis un délai que vous déterminerez.

Indiquez ce délai dans la fenêtre qui s’ouvre, en remplissant les champs Années, Mois et Jours.

“Données personnelles”

C’est via cette fonction que vous pourrez exporter les données personnelles d’une liste de contact préalablement sélectionnés au format .XLSX 

“Finalités dépassées”

Fonction décrite dans le chapitre Durée de validité expirée

“Attribuer finalités”

Cette fonction permet d’attribuer des finalités et une date d’accord à une sélection de contacts.

1. Faites une sous-sélection de contacts
2. Cliquez sur la fonction Attribuer finalités
3. Choisissez d’appliquer cette modification aux clients ou aux fournisseurs de cette sélection.
4. Dans la liste déroulante, choisissez une finalité puis cliquez sur le bouton  pour cocher la colonne Intéressé de cette finalité des contacts sélectionnés.
5. N’oubliez pas de choisir une Date d’accord pour cette finalité.

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