Saisie compta: encodage d’une facture d’achat

Cet article illustre l’encodage manuel de factures d’achat et de notes de crédit dans le fichier Saisie Compta d’Equisis Executive.

1. Ouvrez par exemple le facturier des Achats pour la période 01 (janvier).
2. Puis ajoutez une nouvelle pièce via le bouton

Cadre “ECRITURE”

Ce cadre reprend toutes les informations générales sur l’écriture courante :

• N° pièce
  choisissez un numéro de pièce selon une numérotation logique de votre choix.
  Exemple : 201801001 (année 2018, mois 01, pièce 001) 
  Remarque

  Lors d’un prochain encodage, une incrémentation automatique du numéro de pièce sera effectuée par Equisis. Dans notre cas : 201801002

• Mnémonique
  correspond au code fournisseur généré automatiquement lors de la création de la fiche fournisseur.
  Le plus facile est de tapper une partie du mnémonique ou du nom puis TAB ⇥ ou ENTER ↵ pour voir afficher les fournisseurs correspondants.  
  Astuce

  Tapez @ dans un champ de recherche pour afficher toutes les propositions disponibles.

  Vous pouvez choisir d’identifier le fournisseur par son N° TVA. Cliquez pour cela sur le mot souligné afin de basculer vers cette option.
• Une fois le fournisseur identifié, une série d’informations le concernant s’ajoute automatiquement dans l’écran d’encodage.
  Les trois boutons  sont des raccourcis qui vous emmènent respectivement vers la fiche du fournisseur, son compte particulier et le compte général.
• Date document
  indiquez la date du document. Par exemple, 01/01/18
• Échéance
  cette date sera fixée automatiquement selon la condition de paiement renseignée dans la fiche fournisseur.
  Cette condition peut être manuellement changée via la liste déroulante Cond. de pmt. située dans la 3ème colonne de la zone ECRITURE (décrite ci-dessous).
• Date enreg.
  est la date de saisie comptable de la facture.
• Libellé
  apparaîtra lors de l’impression du journal et dans l’historique du compte particulier du fournisseur.
• Règle imput.
  permet de définir la règle d’imputation TVA associée à ce fournisseur.
  
  Remarque

  Si aucune règle d’imputation TVA n’a encore été associée à ce fournisseur : déroulez ce menu, et cliquez sur Autres règles prédéfinies : une fenêtre s’ouvre, listant à gauche les règles disponibles, càd l’ensemble des règles de TVA existantes pour les journaux de type “achats”. En fonction du fournisseur et de son régime TVA, sélectionnez parmi ces règles celle(s) susceptible(s) de s’appliquer aux factures d’achat de ce fournisseur, et faites les passer une à une dans la partie droite règles affectées : elles seront affectées à ce fournisseur. Validez ensuite cet écran : vous pourrez alors dans le menu déroulant des règles d’imputation choisir la règle TVA à appliquer à cette pièce comptable en particulier.

• Total EURO
  montant total de la facture TVA comprise.
• Communication
  communication à mentionner lors du paiement si vous utilisez le module Virement. Le texte par défaut est égal au libellé de la pièce.
  En cochant la case VCS, vous pourrez spécifier une communication structurée.
• Imput. habit.
  Si un compte général “habituel” a été associé au compte particulier du fournisseur en question, Equisis reprendra cette information ici, et les mouvements générés pour cette écriture seront par défaut imputés à ce compte général. Sinon, ajoutez-le manuellement via son numéro ou son libellé.
  Exemple : 604000 – Achats de marchandises 
  Remarque

  Un mouvement d’imputation sur le compte général est désormais visible dans la liste des mouvement en dessous. Vous pouvez aussi manuellement modifier le numéro du compte en cliquant dans la zone de saisie correspondante de la colonne “Compte”

• Cond. de pmt.
  choix du code de la condition de paiement. Ces codes sont défini dans le fichier Paiements. (ex. 30F = 30 jours date facture) Cette information permettra le calcul automatique d’une date d’échéance de paiement de cette facture.
• Escompte

  Pourcentage d’escompte attribué par le fournisseur. Equisis récupérera le pourcentage d’escompte mentionné, le cas échéant, dans la fiche du fournisseur.
  La valeur du champ Total dû (voir ci-dessous) sera modifiée en conséquence, en affichant le montant total diminué de ce pourcentage d’escompte.

• Total €
  

  Montant en euro converti sur base du taux de conversion de la devise de l’écriture. La valeur de cette rubrique n’est pas modifiable. Elle est calculée après avoir introduit un montant dans la rubrique Total EURO ci-dessus.

• Total dû
  

  Montant total dû en euro éventuellement diminué du pourcentage d’escompte déclaré.

• Bloquer (case à cocher)
  

  Cochez cette case si vous souhaitez masquer cette facture dans l’écran des paiements et ainsi volontairement ne pas (provisoirement) payer cette facture par inadvertance. Le bouton Libérer paiements du fichier Virements permettra alors de gérer le statut de blocage des factures d’achat.

Cadre “TVA”

Ce cadre affiche la liste de toutes les combinaisons Taux (0, 6, 21%,…) et Nature (marchandises, biens, services, investissements, non soumis) définies dans la règle de TVA choisie.  Dès qu’une règle de TVA a été associée au fournisseur choisi dans l’écriture, que le total à été spécifié et qu’une Imput. habit. a été définie, EQUISIS proposera automatiquement une ventilation base-TVA, en se basant sur ce compte d’imputation par défaut et sur le taux de TVA défini dans la fiche du fournisseur.

La ventilation proposée peut bien entendu être modifiée ou complétée, dans le cas notamment où plusieurs taux de TVA sont d’application sur cette facture, ou dans le cas où vous n’avez pas associé un compte d’imputation par défaut (Imput. habit.) au fournisseur.

Une fois cette étape franchie, le reste de mon écriture comptable est désormais créé dans le cadre MOUVEMENTS du dessous, càd les mouvements sur les comptes d’achat et de TVA.

Cadre “MOUVEMENTS”

C’est dans ce cadre que se trouve la synthèse de l’écriture :

• l’imputation sur le compte particulier du fournisseur

• les mouvements sur les comptes d’achat et de TVA

• l’état de la ventilation en comptabilité analytique (nécessite le module Equisis Comptabilité Analytique)

• les cases ventilées pour la déclaration TVA

Vous avez bien spur encore la possibilité de modifier ces mouvements, leur libellé,…, de les supprimer avec le bouton   ou de les remplacer par d’autres avec le bouton

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