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Création d’un document commercial

Cet article illustre de manière générale la création d’un document commercial dans Equisis Executive.

Du côté client, les documents commerciaux disponibles sont :

  • les offres de prix
  • les commandes clients
  • les notes d’envoi
  • les factures
  • les notes de crédit

Du côté fournisseur, il y a :

  • les commandes fournisseurs
  • les réceptions fournisseurs

Tous ces types de documents sont assez identiques au niveau de l’affichage. Illustrons donc la création d’un tel document avec une facture.

Création et onglet Détail​

  1. Dans la palette Fichiers, ouvrez le fichier Factures.

  2. Créez une nouvelle facture en cliquant sur le bouton icone_plus

  3. Le premier champ permet d’indiquer le journal de vente. Dans le cas d’une facture, un numéro de facture sera alors proposé automatiquement.

    Remarque 1

    Définissez un journal par défaut dans le fichier Journaux

     

    Remarque 2

    A l’exception des factures et notes de crédit, la numérotation automatique des autres documents commencera toujours par l’année à laquelle le document a été créé (216 pour 2016, 217 pour 2017, etc.)

  4. Identifiez le client en tapant une partie de son nom (Mnémonique) puis TAB ⇥.

  5. Le programme me propose alors l’Adresse de facturation du client, ainsi que son N° de compte et son numéro de TVA.

  6. Indiquez la Date de facturation et la condition de paiement (Cond. de pmt.) si celle-ci n’a pas été déjà associée au client. Le champ Délai (date limite du paiement de la facture par le client) sera rempli automatiquement. 

    Remarque

    Modifiez vos conditions de paiement dans le fichier Paiements

  7. D’autres informations, facultatives, peuvent être ajoutées par ailleurs comme le Représentant, l’Acompte versé, ou la Fréquence de facturation.

  8. Remplissez enfin éventuellement les champs Nos références, Vos références et Info qui s’afficheront sur la facture.

    Astuce

    Cliquez sur un mot souligné pour agrandir la zone de saisie.

Onglet Articles​

Dans cet onglet nous encoderons les produits facturés, les quantités et les prix. Il ne sera accessible que lorsqu’un client aura été défini dans l’onglet Détail.

Ajouter un article​

  1. Ajoutez un article en cliquant sur le bouton icone_plus au bas de la fenêtre.

  2. Identifiez l’Article.
    Le plus facile est de tapper une partie de son code d’identification ou de son libellé puis TAB ⇥ ou ENTER ↵ pour voir afficher les articles correspondants.  

    Astuce

    Tapez @ dans un champ de recherche pour afficher toutes les propositions disponibles.

  3. Le logiciel me propose ensuite d’indiquez une quantité (Q) selon l’Unité de l’article (pièces, boite, etc…). Cette quantité sera transformée en quantité facturée dans le champ plus bas.

  4. Le prix unitaire hors-tva (PU htva) est normalement pré-rempli par le prix fixé dans la fiche article. 

    TVAC ou HTVA

    Pour changer la règle de tarification du prix unitaire (TVAC ou HTVA), allez dans le fichier Administration>Préférences Commerciales et cochez ou décochez Total par article : htva

  5. Le régime TVA est lui aussi théoriquement déjà associé à l’article. Vous pouvez néanmoins le modifier.

    • code 1 : 6%
    • code 2 :  12%
    • code 3 : 21%

  6. Spécifiez le compte de Vente si celui-ci n’est pas déjà associé à la fiche article. 

    Remarque

    Uniquement d’application avec le module Comptabilité

  7. Ajoutez si besoin un % de Remise dans le champ adapté.

  8. Une zone de Commentaire vous permet de décrire l’article de manière plus détaillée. 

    Attention

    Si la case à côté du commentaire est cochée, la ligne ne sera pas comptabilisée dans le montant total du document commercial. C’est particulièrement utile pour un article en option dans une offre.

  9. Enfin, le champ Magasin n’est utile qu’aux utilisateurs du module de Gestion de Stock lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs stocks.

Créez autant de lignes qu’il y aura d’articles différents dans votre document commercial.

Totaux​

  1. Le cadre jaune en bas à droite de la fenêtre reprend les totaux HTVA et TVAC du document.
  2. La marge bénéficiaire est exprimée en € et en %.

Les boutons​

icone_taille-tab   afficher le tableau des tailles de l’article

icone_taille-cmd   commande par taille

icone_lien   créer un lien entre la facture et la note d’envoi

icone_hierarchie   applique le chapitrage et affiche les sous-totaux.

Capture d'écran  afficher les tarifs associés aux articles

icone_moins  supprimer une ligne

icone_plus  ajouter une nouvelle ligne

icone_inserer  insérer une ligne

Capture d'écran générer des lignes à partir d’un copier-coller depuis des cellules Excel (ou depuis un autre document)

icone_import  charger une sélection d’article dans le document 

Remarque

Cette sélection aura été réalisée auparavant dans le fichier Article

icone_up-down  monter ou descendre une ligne d’article

icone_retour  retour vers l’onglet Détail

Onglet Annexes​

Ajoutez dans cet écran les documents annexes qui suivront le document commercial durant tout son cheminement et ses transformations dans la chaine commerciale. 

Important

L’onglet Annexes ne sera visible qu’après l’avoir préalablement activé dans Administration > Préférences > onglet Commerciales > Afficher l’onglet des annexes

Remarque

Si les annexes doivent être envoyées au client par mail lors de l’envoi du document commercial par mail, alors cochez également la case Chargement automatique des annexes lors de l’envoi par mail présente juste en dessous de Afficher l’onglet des annexes dans Administration

Validation et création​

  1. Lorsque tous les articles ont été ajoutés, validez en cliquant sur le bouton icone_retour qui ramènera à l’onglet Détail.
  2. Un résumé des articles sous forme de tableau et des totaux dans le cadre orange s’affichent désormais.
  3. Valider ensuite la création du document commercial avec le bouton icone_validation.

Vidéo​

Source d'origine : https://doc.equisis.be/base-de-connaissance/creation-dun-document-commercial/