Encodage mensuel

Cet article illustre comment encoder des prestations à un (ou plusieurs) travailleur(s) durant un (ou plusieurs) jour(s) via le menu  Encodage mensuel d’Equisis Pro’Timer.

Affichage

1. Sélectionnez une Période dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
2. Dans le tableau s’affiche sous format ‘Excel’, la liste de votre personnel dans la colonne de gauche et les jours du mois sélectionné dans la ligne du dessus.
3. Dans le coin supérieur droit de l’écran :
   1. Une fonction permet de zoomer ou dézoomer dans la vue en cours. Cliquez sur Zoom pour revenir au zoom par défaut.
   2. Divers filtres d’affichage sur les  colonnes, les  équipes et les  sites. 
      Astuce

      Ajustez l’ordre des colonnes via le filtre d’affichage avec un simple glisser-déposer. Cet ordre sera appliqué à l’encodage journalier

   3. Le petit  cadenas permet de verrouiller certains droits pour la période courante. L’ajout automatique de ces droits est alors désactivé.
   4. Via le bouton  Télécharger, préparez le fichier des prestations à transmettre à votre secrétariat social.

Les Vues

A droite du champ de sélection du mois se trouve une liste déroulante vous permettant de sélectionner la Vue. Il en existe 6 différentes :

Classique

Affiche les prestations sur une ligne accompagnées d’un code couleur sur le statut de la prestation :

• Valide: Prestation OK
• Erreur: Prestation invalide
• TRAOB: Travail obligatoire
• CED: Chômage économique
• CID: Chômage intempérie
• SPR: Pas de prestation
• Autre(s): vacances, jour férié, mission extra-contractuelle,…

   

Pauses

Ajoute un code couleur selon les horaires à pauses sélectionnés dans les prestations. Les codes couleurs sont paramétrés dans le menu   Horaires et congés

Activité

Affiche les prestations par activité/chantier selon leur code couleur respectif défini dans le menu   Activités

Demandes de congés

Affiche les demandes de congé des travailleurs ainsi qu’un code couleur selon le statut de la demande: accepté, refusé, en attente de validation ou sans approbation.

Un clic gauche sur une demande affiche une fenêtre pop-up avec :

• le nombre de jour(s) demandé(s),
• le solde de jour(s) restant(s) à prendre par le travailleur,
• les heures de récupération éventuelles,
• un champ ‘commentaire’ à transmettre au travailleur avec la réponse
• la possibilité d’Accepter, Refuser ou Mettre en attente la demande de congé(s).

Globale

Cette vue affiche sur plusieurs lignes, via des cases à cocher situées au dessus du tableau, les Durées des prestations, les Activités/Chantiers planifiés, les Horaires planifiés ainsi que les Notes éventuelles.

Déclaration chômage

Dans cette vue, encodez des jours de Travail obligatoire, de Chômage économique, de Chômage intempérie (ou autre selon les codes de prestations de votre secrétariat social) avec un clic droit sur les cellules concernées.

Encoder une prestation

1. Au sein de toutes les vues (excepté celle de Déclaration chômage), effectuez un clic droit sur la case croisée d’un membre du personnel et d’un jour du mois.
   Astuce

   Sélectionnez avec votre souris plusieurs cases pour rapidement encoder une même activité à un (ou plusieurs) membre(s) du personnel sur un (ou plusieurs) jour(s) différent(s)

2. Un menu contextuel apparaît, cliquez ensuite sur Nouvelle activité.
3. Dans la fenêtre pop-up suivante :
   1. Indiquez dans Pause l’horaire à pause si tel est le cas. 
      Remarque

      Ce choix ne s’offrira à vous que si des horaires de pause ont préalablement été créés

   2. Choisissez une Prestation (ex. Présence)
   3. Cochez si nécessaire la case Création des activités basée sur les horaires des travailleur. Si un travailleur ne possède pas d’horaire associé, les paramètres d’horaire définis dans les champs en dessous seront utilisés.
   4. Dans le cas d’un horaire fixe, indiquez l’heure de début, de fin et la pause éventuelle.
      Remarque

      Ces champs seront préalablement remplis si un horaire a bien été appliqué au travailleur et que les cases sélectionnées correspondent aux jours concernés par son horaire

   5. Ajoutez si besoin les éventuelles heures supplémentaires ou de récupération à appliquer (H. suppl./récup) et leur durée.
   6. Cochez si nécessaire la case Création des activités basée sur l’activité par défaut des travailleurs. Si le travailleur ne possède pas d’activité par défaut associée, l’activité définie en dessous sera utilisée.
   7. Sélectionnez une Activité.
   8. Ajoutez éventuellement un Commentaire.
   9. A droite se greffent automatiquement les avantages auxquels le travailleur a droit.
      Remarque

      Ces avantages sont ajoutés selon ceux qui lui ont été ajoutés dans l’onglet Avantages & droits du menu Personnel.

      Une Gestion manuelle est également possible en cochant la case ad-hoc.
   10. Cliquez sur OK.
   11. Votre activité est désormais ajoutée au calendrier du travailleur avec les codes couleurs correspondants selon les différentes vues.
   12. Pour la supprimer, clic droit > Supprimer les activités

Déplacer une activité

1. Clic droit sur une prestation puis Déplacer les activités.
2. Dans la fenêtre pop-up, choisissez à partir de quelle date déplacer les activités.
3. Puis de combien de jours vous désirez les déplacer.
4. La date finale du déplacement sera automatiquement remplie.
   Vous pouvez également modifier manuellement cette date.
5. Sélectionnez l’option :
   – Déplacement simple pour que les jours sans activités dans la plage à déplacer ne soient pas comblés.
   – Déplacement compacté pour les jours sans activités dans la plage à déplacer soient comblés.

Voir le détail de la journée

1. Clic droit sur une prestation puis Consulter la journée.
2. Les différentes Activités, Présences, Avantages qui auront été encodés ainsi que les éventuels commentaires liés aux prestations sont affichés.
3. Ajouter une Note sur la journée. Celle-ci sera visible en vue globale si la case ad-hoc est cochée.
4. Changer de date ou de travailleur via les curseurs situés au sommet de la fenêtre.

Contrôle après pointage

1. L’écran de droite permet de visualiser les heures d’arrivée et de départ selon le pointage par activité
2. Les éventuelles Discordances entre le pointage et la planification sont affichées dans le bas de la fenêtre.
3. Exemples:
   • Modifier ou Conserver l’activité planifiée s’il y discordance entre l’activité préalablement planifiée et l’activité pointée par le travailleur.
   • Conserver les heures planifiées, encoder des heures supplémentaires ou des heures de récupération en cas d’arrivée/départ anticipé(e)/tardif.

Générez les propositions de chômage

1. En vue Classique, Pause et Globale, faites un Clic droit sur n’importe quelle cellule du tableau puis Générez les propositions de chômage.
2. Les propositions de Chômage économique et de Chômage intempérie (ou autre selon les codes de prestations de votre secrétariat social) encodées dans la vue Déclaration chômage se transformeront ainsi, pour le mois affiché, en prestations réelles avec leur code couleur associé. 
   Astuce

   Automatisez cette génération de codes chômages lors de la création des demandes de déclaration de chômage en cochant la case ad-hoc dans le menu Paramètres

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