Cet article décrit le module Facturation d’EQUISIS qui permet, à travers un journal dédié, de stocker les contrats des clients, de leur associer une périodicité, pour ainsi générer, par duplication automatique, les factures périodiques lorsque le contrat est échu : à chaque génération de facture, la date de re-facturation du contrat sera alors recalculée pour contenir la date de l’échéance suivante du contrat.
Paramétrage
Fichier Journaux
Les contrats des clients seront stockés dans le fichier Factures et associés à un journal spécifique : ces contrats ne pourront bien entendu pas faire l’objet d’une comptabilisation:
- Créez un nouveau journal baptisé par exemple Contrats.
- Spécifiez comme type Ventes.
- Cochez la case Contrat.
- Via le champ N° pièce, initialisez éventuellement la numérotation (ex : 20190000 pour que le premier contrat porte le numéro 20190001)
Création du contrat
- Ouvrez le fichier Factures, ajoutez une fiche et spécifiez votre journal de type contrat.
- Vous verrez que la case pro forma est cochée, indiquant par là qu’il vous sera impossible de comptabiliser (ou même confirmer si vous disposez de la licence Gestion Stock) votre contrat.
- Après avoir spécifié le client et la date, choisissez la fréquence de facturation du contrat (mensuelle, annuelle,…) : la date de re-facturation sera alors calculée (vous pouvez la modifier manuellement si nécessaire).
- Il vous reste à compléter votre contrat des articles à facturer, puis de l’enregistrer.
- Si nécessaire, prévoyez dans le fichier Lettres un formulaire d’impression spécifique du contrat.
- Si vous souhaitez ne pas mélanger vos factures de vos contrats, ouvrez les Préférences dans le menu Fichier > onglet Préférences commerciales, et choisissez dans le menu déroulant le tri des factures sur Date+Journal+Numéro+Pro forma : toutes vos factures cochées pro forma, dont les contrats, seront alors affichées en bas de la liste de vos factures
Facturation d’un contrat échu
- Dans le fichier Factures, ouvrez le menu Facturation et choisissez l’option Créer les factures périodiques : les paramètres par défaut de l’écran afficheront les contrats échus à la date du jour. Modifiez cette date pivot si nécessaire : les contrats affichés seront fonction de celle-ci
- Au sein de ce tableau, vérifiez éventuellement les contrats proposés.
- Pour sélectionner les contrats à facturer, cochez la case située à gauche. Utilisez le raccourci clavier CTRL + Clic (ou CMD + clic sur Mac) pour cocher/décocher toutes les cases à la fois.
- En bas de l’écran, vérifiez le journal qui sera utilisé pour la génération des factures ainsi que la date de facturation.
- Actualisation des données facturées :
- en bas à droite, cochez imputations comptables (comptes généraux – comptes analytiques) si vous souhaitez qu’Equisis charge les imputations venant des signalétiques articles (ou clients) plutôt que celles mentionnées dans les contrats,
- Adresse de facturation : cochez cette case pour qu’Equisis charge l’adresse de facturation de la fiche signalétique du client plutôt que celle mentionnée sur le contrat,
- Libellé de l’article : cochez cette case pour qu’Equisis charge le libellé de l’article à partir de la signalétique article, plutôt que du libellé mentionné sur le contrat.
- Cliquez sur le bouton Créer les factures : après un message confirmant le nombre de factures à créer, celles-ci seront créées par Equisis.
- Au gré de la création de celles-ci, un dialogue s’affichera pour chaque facture pour lesquelles plus d’une adresse de facture a été trouvée, vous invitant à choisir la bonne parmi celles-ci.
- Après facturation, la date de re-facturation du contrat sera adaptée par Equisis pour mentionner la prochaine date de re-facturation, en fonction de la périodicité du contrat.
- Sur la facture générée, la rubrique nos références contiendra le numéro du contrat, tandis que le champ info mentionnera la période couverte pour le contrat
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