Automatisation du calcul des frais de déplacement clients

Cet article décrit le paramétrage à réaliser et explique le fonctionnement de l’automatisation du calcul des frais de déplacement liés aux client dans Equisis Executive.

Paramétrage

1. Créez un article Frais déplacement et lui spécifier un prix de vente HTVA au kilomètre.
2. Allez ensuite le fichier Administration > Préférences > onglet SAV  (privilèges Administrateurs nécessaires)
   1. spécifiez le code-article “Déplacement” qui vient d’être créé,
   2. le cas échéant, cochez la case Facturer l’aller uniquement.
3. Dans la fiche Client > onglet GCom :
   1. cochez la case Appliquer frais déplacement,
   2. spécifiez la Distance aller (km),
   3. ou le cas échéant, spécifiez un montant forfaitaire à facturer,
      Remarque

      Si celui-ci est spécifié, c’est lui qu’Equisis prendre en compte, plutôt que la distance

   4. le contact par défaut du client récupérera alors ces informations, car c’est dans la fiche Contact du client qu’Equisis ira chercher l’information.
4. Dans la fiche Contact du client
   1. Si vous êtes amené à facturer des frais de déplacement sur plusieurs sites du client, cochez la case Notes d’envoi dans la section Attributions Client de chaque contact (site),
   2. Puis dans la section Coordonnées professionnelles, spécifiez les informations de frais de déplacement : cochez Appliquer frais déplacement, puis remplissez Distance aller en km et/ou Forfait (Eur htva).

Fonctionnement

Lors de la saisie de l’article spécial Frais de déplacement dans un document commercial client (offres, commandes, notes d’envoi, factures, notes de crédit), Equisis calculera les frais de déplacement de manière automatique, de la manière suivante :

• Dans les offres, commandes et notes d’envoi, il ira chercher l’information dans la fiche du Contact de livraison (cf. attribution Notes d’envoi cochée) du client concerné :
  • soit le nombre de km qu’il placera dans le champ Qté du document commercial (multiplié par deux sauf si l’on a décidé dans Administration que l’on ne facture que la distance aller),
  • soit le forfait s’il a été spécifié, qu’il placera dans le champ Prix unitaire du document commercial
• Dans les factures et notes de crédit, il n’y a pas de notion de Contact de livraison. Dès lors :
  • Si un seul contact possède l’attribution Notes d’envoi, Equisis chargera automatiquement le nombre de km ou le forfait
  • Si plusieurs contacts possèdent l’attribution Notes d’envoi, Equisis en affichera la liste dans un tableau, permettant à l’utilisateur de choisir la bonne information
• Si le contact possédant l’attribution Notes d’envoi n’a pas la case Appliquer frais déplacement cochée, au moment de charger l’article spécial Frais de déplacement, Equisis affichera une alerte le signalant.

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