Fiche article

Dans notre module de gestion commerciale, créons un nouvel article et analysons en détail les champs principaux et différents onglets d’une fiche article.

Création d’un article et onglet Détail

1. Dans la palette Fichiers, ouvrez le fichier Articles.
2. Créez un nouvel article en cliquant sur le bouton 
3. Dans l’onglet Détail, spécifiez toutes les informations nécessaires concernant votre article. Les champs requis sont : Numéro, Libellé et Prix achat.

Numéro, famille, fournisseur et comptabilité

1. Le Numéro est un code unique pour chaque article. Il peut être encodé manuellement ou être généré automatiquement en fonction de la famille à laquelle appartiendra l’article.
2. Pour associer une Famille à l’article, tapez les premières lettres puis TAB ⇥ ou ENTER ↵ pour voir afficher les familles correspondantes. 
   Astuce

   Tapez @ dans un champ de recherche pour afficher toutes les propositions disponibles.

3. Créez une nouvelle famille en annulant les propositions, puis en indiquant un code et un libellé dans la nouvelle fenêtre. Les champs Dernier n° et Longueur indice permettent de modifier respectivement le dernier numéro d’identification utilisé et le nombre de chiffres composant le numéro.
4. Indiquez si besoin le Fournisseur dans le champ correspondant. [voir astuce ci-dessus]
   Le champ Ref. fourn. permet d’ajouter le référence du produit auprès du fournisseur.
5. Si vous utilisez le Module Comptabilité, il est essentiel d’indiquer un compte de vente dans l’Imputation CG (comptabilité générale) dans l’onglet Comptabilité.

Devise, TVA, et prix d’achat/vente

1. A droite dans la fenêtre, modifiez si besoin la Devise dans vous achetez cet article à l’étranger puis un prix d’achat HTVA: Px Ach dev (pour une autre devise) et Px achat (pour le prix d’achat en euro).
2. Choisissez le taux de Tva.
3. Les prix de vente Hors TVA (PV HTVA) et TVA comprise (PV TVAC) se complètent alors automatiquement, ainsi que les marges sur les prix de vente et le prix d’achat (Marge/PV et Marge/PA). Tous ces champs sont tous modifiables dynamiquement.

Descriptif, traduction et tarification

1. Au centre de la fenêtre, le champ Descriptif permet d’encoder une information générale liée au produit à caractère interne.
2. En bas à gauche, un tableau de traduction a un double utilité :
   – spécifier une traduction du libellé dans une autre langue,
   – ajouter dans chaque langue un commentaire éventuel qui sera automatiquement chargé sur les documents commerciaux.
3. En bas à droite, un tableau de tarification permet de gérer les tarifs propre à certaines catégories de clients. Voir article détaille sur les tarifs.

Gestion de stock

1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, cochez si l’article doit être Suivi de stock ou pas. Cela signifie que lorsque vous allez rentrer de la marchandise via un bon de réception ou une écriture de stock, il y a aura des entrées et des sorties de stock lors des livraisons/facturations de ces produits.
2. Au centre, définissez une Unité d’achat, une Unité de stock et une Unité de vente. [voir astuce ci-dessus]
   Par défaut, celles-ci sont définies à la pièce (PCE).
3. Dans l’onglet Stock à gauche, choisissez un Mode de valorisation :
   • INDIVIDU: l’article est clairement identifié par un numéro de série. La valeur de l’article en sortie du stock correspond à sa valeur en entrée.
   • FIFO (First In First Out): cette méthode valorise les sorties de stock sur base des valeurs (prix) les plus récentes.
   • LIFO (Last In Last Out): cette méthode valorise les sorties de stock sur base des valeurs (prix) les plus anciennes.
   • PRMP (Prix de Revient Moyen Pondéré): cette méthode valorise les sorties de stock sur base de la moyenne des prix d’achat (pondérée par la quantité) la plus récente.
4. Dans les champs Min/Max, vous pouvez prévoir de spécifier la quantité minimum et/ou maximum au delà de laquelle le stock ne peut pas descendre/monter.

Gestion par taille ou dimension

• En activant la gestion par taille dans les préférences Admin, la fiche article sera adaptée avec des notions propres au secteur du textile (marque, couleur, saison, taille, etc.)
• Il en est de même pour la gestion par dimension. Le champ Nb dim. /info et les suivants, au centre de la fenêtre, permettent de gérer son stock par m² ou m³ en définissant les dimensions puis les longueurs. Le programme affichera ainsi le prix au m² ou m³ en fonction des quantités achetées ou vendues.

Autres onglets

Suivi du stock

Cet onglet affiche entre autres le détail des entrées et des sorties de stock ainsi que les mouvements des commandes clients et fournisseurs.

Mots-clés

Cet onglet permet notamment d’associer un ou plusieurs mots-clés à la fiche article. Son fonctionnement est le même que celui expliqué dans la fiche client/fournisseur.

Code-barres

Outre l’identifiant unique de l’article, le numéro, un article peut également être identifié par son code-barres. Cet onglet permet de stocker ou générer un Code-barres interne ou un Code-barres fabricant, ou encore dans la colonne code-barres du tableau des fournisseurs ou des clients.

Historique

Cet onglet permet d’afficher sous forme de tableau tout l’historique des documents commerciaux lié à cet article et de l’exporter.

La colonne Type affiche le type de document concerné : il commence par “C” pour un document client et par “F” pour un document fournisseur, suivi de l’abrégé du type de document : CF = commande fournisseur, RF = réception fournisseur, CC pour commande client, NE pour notes d’envoi, FAC pour factures, et NC pour notes de crédit.

Descriptif

Cet onglet est d’abord réservé aux articles gérés par taille, de type “vêtements”: il permet de stocker une information particulière liée à la description de l’article, comme par exemple les pictogrammes imprimés sur les étiquettes des vêtements, relatifs aux conditions de lavage, séchage,… du produit.

Bien entendu, ces trois rubriques peuvent être utilisées librement pour stocker des informations quelconques sur l’article.

Magasins

Affichage pour chaque magasin existant les quantités vendues et en stock de l’article, ainsi que les quantités disponibles, en commande client et en commande fournisseur.

Unités multiples

En activant cette option via la case à cocher, vous avez la possibilité de faire correspondre vos unités d’achat et de vente classiques à d’autres unités.
Exemple:  1 boîte (BTE) = 10 pièces PCE.

Champs personnalisés

C’est ici que vous avez la possibilité d’éditer la valeur des champs d’information supplémentaires personnalisés concernant votre article.

Substituts

Ajoutez ici les articles qui pourront être substitués à l’article en cours en cas, par exemple, de rupture de stock. Cocher Equivalent si l’article de substitut est considéré comme tel.

Vidéo

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